Une forte implication de l’ensemble des équipes de la chaîne RH au service de la communauté universitaire pendant et post-confinement
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le 10 juin 2020
Accompagner nos personnels pendant cette période est l’une de nos priorités. Les acteurs et les actrices de la chaîne des ressources humaines ont dû faire preuve d’adaptation et de souplesse pour faire face au défi sans précédent de la crise, du confinement et à présent du déconfinement. L’obligation de santé et de sécurité des agents a pris tout son sens à la lumière du risque sanitaire évident, mais la transformation est plus profonde et large. Il leur a été demandé d’assurer la continuité de l’activité et ils l’ont fait.
L’ensemble des équipes de la direction des ressources humaines s’est mobilisé pour assurer la continuité des services à l’usager : continuité de la paye, de la formation et du développement des compétences, les éléments essentiels de la gestion des carrières, du recrutement ou encore de l’action sociale. Mais la DRH a également œuvré pour accompagner la communauté universitaire et garantir une organisation du travail en mode agile dans l’intérêt de tous et toutes. Pour ce faire, elle est amenée à innover dans son offre de services RH et à se renouveler : cet article propose une synthèse des principales actions.
Faire du télétravail la norme, en veillant à la déconnexion
Jusque-là encore en phase expérimentale à UCA, le télétravail est de fait devenu la norme en quelques jours. Solution alternative pour continuer l’activité, il impose de laisser place à plus d’autonomie des collaborateurs et collaboratrices tout en veillant au risque de burn-out. La tension est constante pour maintenir le collectif, ne pas sur ou sous-solliciter les collaborateurs et collaboratrices.
Un recensement des préconisations pour le travail à distance en situation exceptionnelle a été effectué et compilé au sein d’un guide qui a été diffusé à toute la communauté.
Relayer l’information, recenser et diffuser les ressources
Dès le début du confinement et pendant toute sa durée, une foire aux questions a été alimentée pour répondre aux nombreuses questions de la communauté. Des Actu RH et lettres internes ont été multipliées dans le souci de communiquer de manière régulière et transparente à toute la communauté UCA.
Une plateforme de ressources consultables à distance, ouverte à tous et toutes, a été mise en ligne dans une rubrique dédiée : « Développer ses compétences à distance et en continu ».
Prendre en compte les personnes les plus fragiles
Le volet action sociale de la DRH a été particulièrement actif pendant la période, pour assurer la continuité de la gestion de toutes les prestations sociales, des retraites, des situations financières difficiles via la commission d’action sociale d’UCA notamment, et le relais effectué sur le terrain par les assistantes sociales.
L’accent a été mis sur les aides sociales d’urgences pour lesquelles un budget supplémentaire de 20 000€ a été alloué. Des e-cartes d’achat ont également été remises aux agents en difficulté pour les besoins de première nécessité.
La continuité de la paye a été assurée, en priorisant les populations les plus fragiles, avec le maintien du paiement des contrats étudiants notamment.
En outre, une cellule régionale d’écoute et de soutien psychologique a été créée afin que les personnels (mais également les étudiant·e·s) qui en ressentent le besoin y soient écouté·es, guidé·es, soutenu·es par des psychologues ou médecins volontaires, des étudiant·e·s en master de psychologie clinique et leurs enseignant·e·s, bienveillant·e·s et compétent·e·s. La psychologue de l’Université a été également mobilisée pour les personnels en souffrance.
Mener un dialogue social transparent et régulier
Le rôle des représentant·e·s du personnel a été essentiel durant la période de confinement pour assurer le relais des actions menées par l’établissement auprès du personnel, et pour porter à la connaissance de la gouvernance les questionnements et préoccupations de la communauté. Dans la phase d’élaboration du plan de déconfinement, ce rôle s’est avéré crucial via l’appui du CHSCT dans l’élaboration du Plan de Reprise Progressive d’Activité (PRPA).
Le dialogue social est nettement plus soutenu et régulier durant cette période particulière. De plus, grâce à l’aide du CAP (Centre d’Accompagnement Pédagogique), les instances du dialogue social (CT et CHSCT) se tiennent en distanciel.
Assurer une continuité en matière de formation dans un contexte contraint
Au départ de la crise sanitaire, l’équipe du service formation et développement des compétences de la DRH s’est mobilisée pour proposer aux personnels des solutions alternatives pour les soutenir et les accompagner dans ce contexte particulier. Plusieurs actions ont été déployées, en interne ou en mutualisation avec les partenaires institutionnels d’UCA (CNRS, INRAE, OCA), afin que tous les usagers du service, personnels et doctorant·e·s, puissent bénéficier de propositions susceptibles de les aider à développer leurs compétences, tout en étant à distance, quel que soit l’endroit où ils se trouvaient et au rythme de chacun.
En complément des solutions diffusées pendant la période de confinement, la DRH a proposé sur le mois de mai plusieurs webinaires afin d’anticiper et d’accompagner la communauté au déconfinement et à la reprise du travail en mode hybride pendant la période de crise qui perdure et l’incertitude associée : « Comment vivre sereinement la période de déconfinement ?» ; « COVID-19 : les bases de virologie et des gestes barrières » ; « Bien travailler, bien s’organiser et bien réussir le télétravail en période de crise » ; « Comment faire de la période de crise une opportunité pour se réinventer ? ».
Accompagner les encadrant·e·s pour les aider à s’organiser dans un contexte dégradé
Afin d’assurer une continuité de service la plus efficiente possible dans un contexte de crise et avec des équipes dispersées, la gouvernance a souhaité rapidement que soit déployé un dispositif d’accompagnement des encadrant·e·s afin de les soutenir dans leurs missions quotidiennes et dans l’organisation du travail de leur·s équipe·s.
- Une formation à distance « Manager une équipe dispersée » a donc été montée très rapidement et proposée à tous les encadrant·e·s de l’établissement. En tout, ce sont six sessions de formation et 60 places disponibles qui ont été ouvertes.
- Un webinaire dédié à ce public s’est déroulé récemment, « Vers un Management humaniste et créatif pour faire face à l’incertitude », auquel ont participé 64 encadrant·e·s.
- D’autres formations à destination des personnels encadrant·e·s sont prévues, avec toujours des actions à distance, dans le but de les accompagner pendant le déconfinement et la période qui s’ensuit et de les aider à organiser le travail de leur·s équipe·s dans un contexte désormais hybride, avec des agents en présence sur site, des agents en télétravail et des situations mixtes.
Accompagner les personnels en situation de handicap en télétravail
Grâce à la convention signée par UCA et le FIPHFP (Fonds pour l’Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique), la DRH et la Mission Handicap ont pu activer deux nouvelles aides exceptionnelles pour accompagner les travailleurs et travailleuses en situation de handicap pendant le confinement pour de l’équipement informatique et de l’assistance pour le travail à distance.
Un nouveau dispositif particulier, à destination des personnels déficients auditifs, a été lancé. Il s’agit d’une application mobile offrant un service de captation du son et de traduction en langage écrit. Elle permet de sous-titrer automatiquement et en temps réel les vidéos, visio-conférences, réunions en lignes, etc.
Pour faciliter la période de travail en distanciel et anticiper une bonne reprise des personnels BOE (Bénéficiaires de l’Obligation d’Emploi), en lien avec le Service de Médecine Préventive des Personnels (SMPP) et la Mission Handicap, la DRH a traité et coordonné les commandes de mobilier ergonomique, de matériel informatique, et plus globalement de tout aménagement de poste. Près de 200 interventions spécifiques au handicap ont ainsi été réalisées depuis le début du confinement.
Recruter à distance, c’est possible !
Les recrutements ont été mis en stand-by les premières semaines du confinement, le temps d’organiser de nouvelles modalités de recrutement à distance.
Plusieurs guides ont été mis à la disposition de la communauté par la DRH en appui technique des recruteurs, et avec pour objectif de diffuser les bonnes pratiques, notamment pour les recrutements des enseignant·e·s-chercheur·e·s par concours. Ainsi, impensable il y a encore quelques semaines, la possibilité d’organiser nos recrutements d’enseignant·e·s-chercheur·e·s en 100 % distanciel a été ouverte.
Comme en dehors de la période de confinement, l’égalité des chances est primordiale. Si l’on adopte un parcours de recrutement 100 % virtuel pour un·e candidat·e, le même processus doit être appliqué à tous les autres.
Accompagner la reprise progressive des activités des personnels avec la création de la commission pluridisciplinaire
Une commission pluridisciplinaire d’accompagnement au déconfinement a été créée pour statuer et émettre des préconisations, avec bienveillance et en toute confidentialité, dans une position collégiale, sur la reprise d’activité des personnels d’UCA. Elle se réunit de manière hebdomadaire. Cette commission a déjà permis d’accompagner et d’adapter la reprise de plusieurs collègues en fragilité.
L’action de la commission s’inscrit pleinement dans le cadre du plan de reprise progressive d’activité d’UCA. L’objectif du PRPA est de définir les conditions nécessaires au retour progressif et partiel des personnels sur les différents campus et sites d’UCA.
Et après ?
Avec la crise sanitaire, il a fallu gérer les urgences (télétravail, continuité de la paye, etc.) et accompagner la transition (formation, communication). Il sera indispensable de prendre un peu de recul, une fois la crise passée, pour revoir de manière plus profonde nos processus, voir si ces nouveaux modes de fonctionnement deviendront plus courants, et pour saisir l’occasion de faire de la crise une véritable opportunité de moderniser nos pratiques.
Le virtuel pourrait même faciliter de nombreuses tâches RH tels que les entretiens annuels ou encore l’intégration des nouveaux collègues, à partir du moment où le recours au numérique est pensé toujours en lien avec l’humain.
Cette période de confinement et de travail intensif à distance est donc l’occasion d’abattre les derniers freins qui retenaient les plus réfractaires au télétravail et à la dématérialisation de certains processus et pratiques RH ; l’efficacité, la facilité et le gain de temps ayant été vérifié par l’action.
