NEWSLTR #018

NEWS LTR

LA LETTRE À LA COMMUNAUTÉ D’ #018 AVR. 2023

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HCERES ET NOUVEAU CONTRAT : UN POINT D’ÉTAPES

AFFICHAGE DES FORMATIONS

Au cœur des missions de l’Université, la Formation est un écosystème complexe qui repose sur un ensemble de services et de personnes. Avec les Enseignants et les EnseignantsChercheurs, les services d’appui sont un maillon essentiel de cette organisation. Parmi eux, les services de scolarité sont à l’interface à la fois des étudiants et du personnel enseignant pour assurer au quotidien le bon fonctionnement pédagogique. Face aux profondes évolutions du métier et aux attentes qui sont nombreuses, l’établissement a mis en place un véritable plan de montée en compétences et de revalorisation des métiers de scolarité. Notre Université travaille aussi à la modernisation des outils associés que ce soit pour les emplois du temps ou la communication. Tout en étant investis dans la préparation de notre nouvelle offre de formation, la transformation pédagogique de nos enseignements se poursuit. Nous sommes ainsi tous engagés pour former tout au long de la vie des générations étudiantes qui auront la capacité de répondre aux enjeux sociétaux de demain.

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ADE CAMPUS : UN POUR TOUS MOODLE ET LES OUTILS PÉDAGOGIQUES

NUMÉRIQUES : UN ENVIRONNEMENT RICHE ET ADAPTABLE

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GESTIONNAIRES DE SCOLARITÉ : EN PREMIÈRE LIGNE

ZOOM SUR LA DIRECTION DES ÉTUDES ET DE LA FORMATION

ÉVOLUTION DES SCOLARITÉS : PROXIMITÉ ET EXPERTISE

Longtemps cantonné à des tâches administratives, le métier de gestionnaire de scolarité n’a plus rien à voir avec cette image. Ses missions, orientées accompagnement des étudiants, exigent de plus en plus de compétences, d’expertise et d’écoute. En cause, la généralisation de la sélectivité, l’hybridation des cursus, la digitalisation et la dématérialisation grandissantes des tâches. Le tout dans un contexte de croissance continu des effectifs étudiants et dans une profonde mutation d’Université Côte d’Azur engagée dans la compétition mondiale pour la recherche et l’innovation. 5 ans après une première

évaluation, notre université a donc décidé de réinterroger ce service-pivot dont le travail mérite une meilleure connaissance et reconnaissance. La Direction des Etudes et de la Formation (DEF), épaulée par la cellule Transformation et Accompagnement du Changement, a mené ce diagnostic en concertation avec le personnel et l’ensemble des parties prenantes afin de faire émerger des pistes d’amélioration. Ces dernières encore à l’étude pourraient revêtir plusieurs aspects qui contribueront à valoriser leur rôle d’accompagnement des étudiants. A suivre…

RESTONS MOBILISÉS

HCERES ET NOUVEAU CONTRAT : UN POINT D’ÉTAPES

Notre bilan et notre projet d’établissement notamment sur la partie Formation sont examinés périodiquement par le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (HCERES) qui est une autorité publique indépendante française, chargée de l’évaluation de l’enseignement supérieur et de la recherche publique.

Notre contrat actuel prendra fin avec l’année universitaire 2023/2024 ainsi notre nouvelle offre se déploiera à la rentrée de septembre 2024. Après une première phase d’autoévaluation, où chaque responsable de formations a été amené à compléter un ensemble de renseignements et l’établissement répondre à une série d’items, nous avons reçu les rapports d’évaluations du bilan du 1er et du 2e cycle et des formations début janvier. Sur cette base, nous avons été amenés à déposer le 10 mars dernier la partie projet par formation et pour l’établissement. La communication à l’établissement du rapport provisoire (post-

auditions) du projet de l’offre de formation est attendue pour la 1er semaine de mai. Des auditions auront de nouveau lieu le 23 mai et les rapports définitifs du bilan et du projet de l’offre de formation seront ensuite fournis à l’université mi-juillet en même temps que leur soumission au ministère pour avis sur notre prochaine accréditation. D’un point de vue purement interne, l’ensemble des maquettes seront à remonter au plus tard le 15 septembre prochain. De plus, contrairement aux contrats précédents, au lieu d’un changement progressif, toute notre offre basculera dans sa nouvelle version à la rentrée 2024.

DU NOUVEAU SUR L’AFFICHAGE DE L’OFFRE DE FORMATION

De plus, contrairement aux contrats précédents, au lieu d’un changement progressif, toute notre offre basculera dans sa nouvelle version à la rentrée 2024.

DU CÔTÉ DE LA FORMATION

Depuis la mise en place du portail web de l’Université en 2020, les licences, BUT, masters, MSc, diplômes d’ingénieur et diplômes d’établissement sont présentés sous forme de fiches web, constituant le catalogue officiel de l’offre de formation de l’Université.

Destinées aux lycéens et étudiants en prospection, ces fiches web présentent chaque formation de façon attractive et complète, avec le même format : présentation, inscription, admission, programme et débouchés. Elles permettent ainsi de :

• simplifier l’accès à l’offre de formation pour les personnes extérieures à l’Université,

• pouvoir communiquer des informations à des futurs étudiants non encore inscrits.

Le catalogue en ligne de l’offre de formation est le plus fréquenté après la page d’accueil, à raison de 10 000 à 15 000 pages vues chaque mois.

Grâce au travail mené par le projet L@UCA en lien avec la DEF, la DSI et la DirCom, les fiches de formation web sont désormais reliées à l’outil de gestion Apogée, par l’intégration automatisée des syllabus des formations dans la section « Programme ».

ADE CAMPUS : UN POUR TOUS LE

SAVIEZ - VOUS ?

L’outil de gestion d’emploi du temps et de réservation des salles poursuit son déploiement.

Il aura fallu plusieurs mois de concertation, la mobilisation de 26 personnes réparties dans 4 groupes de travail et issues de nos campus et services pour choisir ce logiciel. L’enjeu était de taille : doter l’ensemble des composantes d’Université Côte d’Azur d’une solution unique et fiable de gestion d’emploi du temps personnel et de réservation des salles. Avec tous les avantages que cela comporte en termes de cohérence, de visibilité et d’organisation pour les étudiants comme pour les enseignants, dans le contexte d’une scolarité de plus en plus marquée par la transversalité. De ce point de vue

ADE, qui a déjà séduit de grandes universités en France et en Europe, répond parfaitement aux efforts de simplification, d’harmonisation et d’optimisation des ressources de notre Université. C’est une solution flexible capable de prendre en compte les contraintes et les imprévus (absence, travaux, etc.), évolutive et compatible avec nos autres outils de gestion. Après Carlone, Staps et U CAsport en septembre 2022, le logiciel équipera progressivement les autres campus et composantes dans les deux ans à venir.

MOODLE ET LES OUTILS PÉDAGOGIQUES

NUMÉRIQUES : UN ENVIRONNEMENT

RICHE ET ADAPTABLE

Depuis 2018, Université Côte d’Azur utilise la plateforme pédagogique Moodle dans le cadre des enseignements présentiels, hybrides et à distance. Ces pratiques se développant, l’établissement s’est doté d’un Comité de Pilotage dédié, le Comité de Pilotage Moodle et Outils

Pédagogiques Numériques

Le CoPil traite des questions en lien avec les outils numériques pour la pédagogie : Moodle, mais également Pod, Zoom, les Syllabus, le e-portfolio Karuta, Wooclap, etc. Chaque direction de composante de l’établissement a désigné deux représentants qui sont les relais locaux de vos demandes quant à l’évolution de ces outils et leur adaptation à vos besoins. Avec 45 activités différentes, Moodle permet la mise en place de divers scénarios pédagogiques, incluant les activités de base, telles que les « Tests » ou les « Devoirs », jusqu’à des activités plus fines, comme

l’évaluation par les pairs (Atelier), les cas pratiques (Leçon), les nuages de mots ou l’activité débat.

Pour vous accompagner, les équipes du CAP, de L@UCA et de la DSI sont à votre disposition.

Parcours « Métier Scolarité »

La DEF a ouvert un nouveau parcours de formation en collaboration avec le service Formation et développement des compétences de la DRH. Il est articulé autour des fondamentaux de la scolarité (environnement universitaire, cadrage juridique…), des outils de la scolarité et des formations collectives internes en efficacité professionnelle et en management.

La DEF va prochainement publier sur l’Intranet son propre « Espace métiers » destiné au réseau des scolarités, aux enseignants et ouvert à tout le Personnel de l’Université.

CHIFFRE CLÉ

147

C’est le nombre de formations proposées à l’accréditation.

Dont 79 Licences, Licences professionnelles, BUT et 68 Masters

GESTIONNAIRES DE SCOLARITÉ : EN PREMIÈRE LIGNE

La plupart des 35 000 étudiants d’Université Côte d’Azur l’ignorent sans doute mais un personnel dédié veille sur eux tout au long de leur scolarité : les 170 gestionnaires de scolarité et leurs responsables. Un métier en pleine évolution.

Certes, les fondamentaux demeurent. « Nous sommes le premier contact que les étudiants ont avec l’université. Nous facilitons leur parcours de la 1ère année jusqu’aux doctorat et HDR : inscription, organisation des plannings, saisie des notes, édition des résultats, envoi des diplômes. Nous assurons aussi l’interface entre le corps professoral et les différents services de l’Université » explique Véronique Piovani responsable scolarité EUR ELMI. En revanche, le périmètre des attributions et les compétences demandées n’ont plus rien à voir avec le passé. Les raisons : la digitalisation des métiers, une université en mutation et un changement des mentalités. Aujourd’hui l’étudiant n’hésite plus

à contester une décision par voie de justice. Résultat ? Fini le temps où les gestionnaires exécutaient des tâches administratives. Place désormais, à la proactivité et à l’autonomie. « Nous intervenons par exemple en soutien de l’équipe pédagogique sur le paramétrage des examens en ligne » précise Natacha Carles, responsable scolarité, Faculté de Droit et Science Politique. Les nouvelles pratiques (approche par compétences, périodes de césure, etc.), les logiciels de gestion (Apogée) ainsi que Parcoursup ou Mon Master ne doivent plus avoir de secrets pour eux. En première ligne pour la gestion des étudiants à besoins spécifiques (porteurs de handicap, internationaux…), ils doivent aussi

ZOOM SUR LA DIRECTION DES ÉTUDES ET DE LA FORMATION (DEF)

jongler avec une réglementation de plus en plus dense. Pourtant il ne faut pas se le cacher, ce métierpassion de plus en plus exigeant n’est pas toujours reconnu à sa juste valeur, d’où un nombre conséquent de désistements en dépit des efforts des services pour le revaloriser.

Si les composantes sont les fers de lance des formations d’Université Côte d’Azur, les directions supports en sont les organes vitaux. Ils nourrissent les premiers de leur expertise et de leur énergie. La DEF illustre parfaitement cette synergie.

« Nous travaillons, explique son directeur Pascal Crémoux, sous l’autorité du Directeur Général des Services, en soutien du VicePrésident en charge de la Formation, en collaboration étroite avec l’ensemble des directions, missions et supports ainsi qu’avec les services scolarité des composantes ». La DEF comporte quatre services sans compter la mission Handicap qu’elle mène en collaboration avec la DRH : Pilotage de l’offre de formation, Scolarité établissement,

Orientation information et insertion professionnelle et Enquête et statistique comprenant lui-même l’Observatoire de la Vie Étudiante (OVE) et la Maison de l’Évaluation, Amélioration, Valorisation de l’Enseignement (MEAV). Une association hétéroclite ? « Du tout, répond Julie Labrunhie directriceadjointe, mais une véritable chaîne d’expertises complémentaires au service de l’amélioration permanente de l’Université et de la scolarité de nos étudiants ».